XPERIAN LOGISTIC
SIPLAFT
Sistema de Prevención de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo
Resolución 285 del 19/12/2007
Resolución 212 de sept. De 2013
Decreto 390 del año 2016
Circular DIAN No. 0170 del 10/10/2002
Decreto 2685 de 1999
Decreto 349 del año 2018
1) Introducción
El presente manual se elabora con el fin de establecer las actividades de prevención y los mecanismos de control de XPERIAN LOGISTIC GROUP SAS en caso de comprobarse: inconsistencias en la documentación legal de nuestros clientes internos y externos, ocultamiento de información, confirmación de transacciones en efectivo o aprovechamiento en cualquier forma de dinero u otros bienes provenientes de actividades ilícitas para dar apariencia de legalidad a las mismas.
XPERIAN LOGISTIC GROUP SAS no se involucrará directamente ni a través de sus asociados de negocio, terceros, y contratistas para generar apariencia de legalidad a aquellos recursos o activos provenientes de actividades delictivas o para la canalización de dineros destinados actividades ilícitas. Como compromiso de todos los colaboradores que conforman el equipo de trabajo, está el contribuir con el Gobierno y con los organismos competentes a la prevención, reporte y control de este tipo de actividades; fomentando la práctica diaria de los valores éticos y morales. Orientando la gestión y supervisando las responsabilidades y autoridades asignadas a cada uno de ellos.
2) Alcance
Este manual del Sistema de Gestión en Lavado de Activos y Financiación del terrorismo, es aplicable para todas las actividades que en cumplimiento de su objeto social desarrolle XPERIAN LOGISTIC GROUP SAS en el contexto nacional; involucrando del mismo modo, a sus accionistas, empleados, clientes, proveedores, aliados estratégicos de negocios y grupos de interés vinculados a sus negocios.
3) Objetivo general
Establecer los controles y procedimientos de seguridad dentro de la organización para prevenir actividades relacionadas con el Lavado de Activos, Contrabando y/o Financiación del Terrorismo en las operaciones de Comercio Exterior que se consideran al Margen de la Ley.
3.1) Objetivo específicos
• Describir las políticas, procedimientos, documentación, estructura organizacional, órganos de control, infraestructura tecnológica, divulgación de la información y programas de capacitación como elementos del SARLAFT
• Describir las metodologías de identificación, medición, control y monitoreo y reporte del riesgo de la vado de activos y financiación del terrorismo, en la cadena de suministro que puedan afectar la organización.
• Promover a nivel empresarial la importancia del cumplimiento del Manual SARLAFT
• Estandarizar la forma de trabajo del personal involucrado y terceros frente a la prevención y control del Riesgo del lavado de Activos y financiación del Terrorismo.
4) Políticas para la Administración del Riesgo de LA/FT
Las presentes políticas adoptadas por la empresa XPERIAN LOGISTIC GROUP SAS para el adecuado manejo del SARLAFT en lo referente a las etapas y elementos del sistema, son de estricto cumplimiento por parte de los funcionarios de la Sociedad.
Estas políticas serán actualizadas teniendo en cuenta los cambios en la normatividad aplicable a la Empresa y las modificaciones que se lleguen a dar sobre sus procesos y que sean aprobadas por la Junta de Socios y/o Comité de Calidad.
4.1) POLITICAS GENERALES DEL SISTEMA PARA LA ADMINISTRACION DEL RIESGO DE LA/FT
Es deber de la Empresa, sus socios, sus órganos de administración, su oficial de cumplimiento y demás funcionarios:
Todos los funcionarios son directamente responsables de velar por la ejecución, adecuado cumplimiento y tratamiento de todas las normas relacionadas con este tema y de la eficiencia de las actividades de control interno incorporadas en los procesos de su propiedad en el marco de sus responsabilidades.
La Organización contará con bases de datos actualizadas de sus Clientes, proveedores y demás aliados Estratégicos, para facilitar la realización de los análisis de operaciones inusuales y sospechosas, esta Base de datos estará a Cargo del Gerente General.
4.2) POLITICA DE CONOCIMIENTO Y VINCULACION DE CLIENTES, PROVEEDORES
XPERIAN LOGISTIC GROUP SAS, deberá definir los mecanismos para implementar, mantener, cumplir y controlar las políticas o lineamientos para el conocimiento de las contrapartes (Clientes, Proveedores y Empleados) desde su selección, vinculación, permanencia, hasta el cese de relaciones. Los cuales etsan contemplados en los procedimientos para Selección de Proveedores GC-PD-002 y de Clientes GC-PD-001
Adicionalmente, deberá prever procesos que permitan llevar a cabo un efectivo, eficiente y oportuno conocimiento de los clientes actuales y potenciales, así como la verificación de la información suministrada y sus correspondientes soportes.
Para la vinculación de clientes se deberá dar cumplimiento a las políticas y procedimientos definidos por la Empresa en Selección de Clientes cumpliendo con los siguientes documentos:
- Cámara de comercio actualizada
- Copia del RUT vigente de la compañía
- Copia de la cedula del representante legal
- Copia del RUT del representante legal
- Circular 170
- Mandatos Autenticados (si genera proceso de aduana con la compañía)
- Formato visita de seguridad
- Foto de fachada donde se muestre dirección de domicilio e interna de instalaciones
- Certificación Comercial vigente
- Certificación Bancaria no mayor a 3 meses
- Acuerdo de seguridad
- Estados Financieros del Ultimo Periodo
- Declaración de renta del año inmediatamente Anterior
- Certificación del Contador y Dictamen del Revisor fiscal en los casos que aplique
5) Verificación de la documentación
La recepción de los documentos y verificación de la información registrada por el cliente en la Matriz (GC-FT-008), en el caso de no recibir la información o documentación completa se debe solicitar al cliente, al igual que el proveedor por el medio correspondiente de comunicación el cual seria a través de La Dirección Comercial o en su defecto Gerencia General.
Como complemento a la verificación de información recolectada, se realizan las siguientes consultas de la Razón Social, Representante Legal, Socios o Junta Directiva:
- Lista Clinton.
- Contraloría.
- Procuraduría.
- Rues
- Coface
Nota: Tener en cuenta que esta verificación de Seguridad se hace para Clientes, Proveedores, Aliados Estratégicos, y Empleados de la Organización.
Finalmente se realiza el estudio financiero con base a los estados financieros entregados, esto para determinar la capacidad financiera del cliente para adelantar las operaciones de comercio exterior determinando de acuerdo al análisis de indicadores financieros la razonabilidad y suficiencia de los recursos con que cuenta el posible cliente para adelantar sus actividades. Esta labor se llevara a Cabo por el Jefe Contable.
Los documentos deben ser archivados y conservados por el área operativa
6) Decisión sobre el conocimiento
El resultado de toda la Verificación de Información de Conocimiento del Cliente será analizado por la Contadora. Es quien tiene la responsabilidad final de crear el posible cliente, en caso de que determine señales de alerta o irregularidad pasará el cliente a consulta de la Gerencia General, y este caso será su responsabilidad la aceptación del Cliente y definición de seguimiento o acciones de control.
Debido a particularidades del desarrollo del negocio en ocasiones la organización no puede tener contacto directo con la persona jurídica que está realizando las importaciones o exportaciones, ya que nuestro cliente es otro intermediario de la cadena de suministro de comercio exterior, en estos casos nuestro cliente (aliado comercial) deberá diligenciar firmar el siguiente documento:
- Acuerdo de Seguridad Asociado de Negocio
En el caso que se presente información que pueda dar a entender la situación de una operación sospechosa o inusual, el incumplimiento de un requisito exigido por la normatividad o la presencia de información ambigua que generen dudas sobre la operación, el Empleado de cumplimiento informa al Comité de Control y Auditoria, el cual decide sobre las acciones a tomar.
7) Canales de coordinación para requerimientos y reportes
La organización tiene dispuesto distintos canales de comunicación para los requerimientos y reportes de operaciones sospechosas, con el fin de agilizar los procesos internos en el momento que se detecte alguna anormalidad en el desarrollo de las operaciones entre los que se encuentran:
- Correo electrónico
- Mensajería instantánea.
- Teléfono.
- Correspondencia escrita.
- Personalmente al Empleado de Cumplimiento.
8) Controles de cumplimiento para las normas SARLAFT
El cumplimiento del presente Manual es competencia de los siguientes estamentos de la Organización:
- Empleado de Cumplimiento – Directora Administrativa y Financiera.
- Gerencia General.
- Comité de Control y Auditoria.
La validación del cumplimiento se realiza a través de auditorías anuales y aleatorias en las cuales se evalúa la efectividad de las disposiciones y controles establecidos. El incumplimiento de controles acarrea el levantamiento de no conformidades y la toma de medidas disciplinarias a los responsables, de acuerdo a lo establecido en el Reglamento Interno de Trabajo.
9) Instancias de consulta y reporte de actividades de LA/FT
Las consultas sobre la información relacionada con el SARLAFT y la prevención de actividades ilícitas pueden ser realizadas directamente con el Empleado de Cumplimiento que brinda la información de las señales, procedimientos, actuaciones y controles establecidos en la Organización.
La disponibilidad de la Información está dada de Forma Física directamente en el archivo del Departamento Contable El Sistema integrado de Gestión apoyará el manual mediante el manejo de los procedimientos, formatos y la publicación del presente Manual; todo esto para la consulta de todos los funcionarios con el fin de brindar al personal todas las herramientas necesarias para la detección y reporte de las situaciones que puedan considerarse operaciones sospechosas.
Los empleados realizan el reporte de las operaciones sospechosas o inusuales al Empleado de Cumplimiento quien a su vez lo reporta al Contador la cual es la persona encargada de realizar los reportes necesarios ante la UIAF, indicando cuales son las señales que alertaron dicha operación, y que pueden suscitar que esta se puede ver involucrada en una actividad ilícita, el hecho se debe informar inmediatamente utilizando los canales establecidos.
10) Reportes
REPORTE INTERNO
Los reportes Internos son elaborados cuando a partir de los mecanismos de control se logra identificar la presencia de señales de alerta que pueden expresar situaciones fuera de las características normales en transacciones y operaciones, de allí que sea de monitoreo especial por parte del Empleado de Cumplimiento.
A partir de esto el primer paso es contactar al cliente tratando de aclarar la situación identificada, lo cual puede ser justificado por medio de documentos o información que desvanezcan las dudas sobre la operación, en caso contrario el Empleado de cumplimiento será quien valide y revise la situación determinando si es archivado o si las razones son suficientes para determinar el rechazo de la operación, un monitoreo especial o el respectivo reporte a la autoridad competente.
Tanto el rechazo como el reporte a la autoridad deben ser avalados previamente por el Comité de Control y Auditoria.
REPORTES EXTERNOS
REPORTE DE OPERACIÓN SOSPECHOSA (ROS)
La responsabilidad de realizar los Reportes de Operaciones que sean consideradas sospechosas o inusuales es del Contador por el Oficial de Cumplimiento y con previo aval del Comité de Control y Auditoria, reporte que se hará inmediatamente se complete el análisis de la situación detectada por medio del software establecido por la UIAF en su página web www.uiaf.gov.co el reporte y sus soportes serán archivados bajo custodia del archivo de Contabilidad.
REPORTE DE TRANSACCIONES EN EFECTIVO
EL Jefe Contable informará al Oficial de Cumplimiento la recepción directa, es decir no canalizados por el sistema financiero, de pagos en efectivos superiores a $10.000.000, por medio del formato Reporte de Transacción en Efectivo (FIN-F-16) dentro de los primeros 5 días del mes.
El reporte positivo será efectuado por parte del Jefe Contable en el momento que le sea notificado el evento a través del sistema dispuesto por la UIAF en su página web.
Los reportes de ROS y Operaciones en Efectivo, debe realizarlos los primeros 10 días del mes por el Jefe Contable.
Los reportes e información soporte de los mismos son de carácter confidencial por lo cual no debe ser revelada ni al interior ni exterior de la organización.
11) Señales de alerta
• Formulario acreditado cuyos datos en su mayoría muy relevantes no pueden confirmarse.
• Inconsistencias en la información relacionada con la existencia, identificación, dirección del domicilio, o ubicación del usuario.
• Inconsistencia en la información que suministra el usuario frente a la que proporcionan otras fuentes.
• Origen y destino de la operación de comercio exterior.
• Incumplimiento o requerimiento de incumplir normas, procedimientos u obligaciones aduaneras, tributarias o cambiarias.
• Sectores económicos susceptibles de ser utilizados como mecanismo para realizar operaciones de Lavado de Activos o para el Financiamiento del Terrorismo.
• Importaciones realizadas por personas naturales o jurídicas, sin trayectoria en la actividad comercial de producto importado.
• Importaciones o exportaciones que no tienen relación directa con la actividad económica del Usuario.
• Cambio de comportamiento súbito en volumen, ventas, patrimonio, sin causa aparente.
• Atención de pagos de valores significativos mediante la utilización de recursos en efectivo.
• Cambios frecuentes en la actividad comercial del cliente.
• Importación por valores superiores frente al capital con el cual fue constituida la Empresa, especialmente, si se trata de Empresas con poco tiempo de creación.
• Importación constante de mercancías que estén siendo comercializadas popularmente y a bajos precios tanto de manera formal – Establecimiento de comercio – o – informalmente – semáforos, andenes, calles (sospechar de súper rebajas: ropa y zapatos muy baratos).
• Importaciones y exportaciones realizadas por personas que tengan antecedentes de infracción a la Ley penal o figure en las listas establecidas en la verificación de conocimiento del cliente.
• Documentos de transporte consignados a persona o sociedad reconocida y posteriormente endosado a un tercero sin trayectoria en el sector.
• Cuando la factura contenga precios ostensiblemente bajos frente a los del mercado.
https://www.legiscomex.com/Documentos/articulo-lavados-activos-alfredo-moreno-davila-actualizacion
